Verwendung von zusammengesetzten (compound) Document Holder

Ein zusammengesetzter (compound) Document Holder ist eine spezielle Art eines Document Holders. Ein zusammengesetzter Document Holder unterscheidet sich von einem Standard-Document Holder nur in der Art und Weise, wie er angezeigt wird, und in der Art und Weise, wie seine Dokumentfragmente lizenziert werden.

Was ist ein zusammengesetzter (compound) Document Holder?

Ein Compound Document Holder ermöglicht es Ihnen, Dokumentabschnitte als Fragmente in eine Datenbank zu schreiben und sie als ein einziges Dokument zu veröffentlichen. Jedes Fragment hat seine eigenen Metadaten und Versionskontrolle. Die Fragmente müssen kein spezielles Format haben, sondern können z.B. einzelne Microsoft Word- oder PowerPoint-Dateien sein. Wichtig ist jedoch, dass sie in PDF-Dateien umgewandelt werden können und auch umgewandelt wurden.

Die einzelnen Fragmente werden in ein kombiniertes (zusammengesetztes (compound)) Dokument eingearbeitet; welche Fragmente enthalten sein sollen und wo sie angezeigt werden sollen, geschieht durch Verweise. Dieser Einbeziehungsprozess wird von technischen Autoren oft als Transclusion bezeichnet. Die Vorteile sind:

• Derselbe Inhalt kann in verschiedenen Dokumenten oder in verschiedenen Formaten verwendet werden.
• Die Änderung eines Fragments kann unabhängig davon erfolgen, ob das zusammengesetzte (compound) Dokument geändert werden muss, d.h. Sie müssen die Änderung nur einmal vornehmen, nicht an mehreren Stellen.
• Die Datei, in der diese Referenzen angegeben sind, ist ein Document Holder. Dabei handelt es sich um einen speziellen QDC eQMS-Dokumententyp (DH), der dazu dient, bestimmte Dokumente miteinander zu verknüpfen, einschliesslich bestimmter Versionen von Dokumenten. DH-Dokumenttypen sind XML-Dateien, die dann automatisch zu einer Webseite mit Links und Informationen formatiert werden.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein zusammengesetztes (compound) Dokument mehr ist als eine Liste von enthaltenen Dokumenten. Es verwendet seine Referenzen, um ein neues Dokument zu erstellen. Ein Beispiel wäre ein Handbuch, das verschiedene Abschnitte mit Lehrinhalten enthält.

Das Extranet funktioniert so, dass Ihre Ansichtsrechte von dem Unternehmen abgeleitet sind, für das Sie arbeiten. Ein Vertriebsmitarbeiter bei einem Lizenznehmer hat also genau die gleichen Ansichtsrechte wie ein Ingenieur bei einem Lizenznehmer. Die Inhalte sind immer für den Lizenznehmer lizenziert, nicht für den Kontakt. Verschiedene Klassen von „Unternehmen“ sehen also tatsächlich unterschiedliche Inhalte. Mithilfe des Konzepts der Lizenzen können Sie festlegen, welche Abschnitte je nach den zugewiesenen Lizenzen in das Dokument aufgenommen werden sollen.

Zusammengesetzte (compound) Dokumente können intern (d.h. Dokumente für andere QDC eQMS-Benutzer) oder extern (z.B. für Kunden, Partner und Wiederverkäufer über die Extranet-Website) verwendet werden. Sie können auch für beides verwendet werden.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie noch einmal den Beitrag Einen Dokumentenhalter (Document Holder) online bearbeiten.

Das zusammengesetzte (compound) Dokument wird sowohl in internen als auch in externen Anwendungsfällen am Ort des Gebrauchs erstellt.

• Bevor ein zusammengesetztes (compound) Dokument einem internen Benutzer angezeigt wird, werden die Dokumentfragmente mit den vorhandenen Sicherheitsprofilen abgeglichen, und das angezeigte Dokument enthält nur die Teile, die der Benutzer sehen darf.
• Bevor ein zusammengesetztes (compound) Dokument einem externen Benutzer angezeigt wird, werden die Dokumentfragmente mit den vorhandenen Lizenzen abgeglichen.

Für das Extranet bedeutet dies unter anderem, dass Sie nur dann sehen, was ein Kunde sieht, wenn Sie sich mit denselben zugewiesenen Lizenzen wie ein Kunde anmelden und das zusammengesetzte (compound) Dokument dort öffnen. Dies ist einer der Gründe, warum es sich empfiehlt, für jede Lizenz, die Sie erstellen, neben den eigentlichen Lizenznehmern auch ein Konto Mein Unternehmen (My company) Lizenznehmer anzulegen.

Das folgende Diagramm veranschaulicht diese Konzepte für das Extranet:

• Es wurden mehrere gewöhnliche einzelne QDC eQMS-Dokumentennummern (Document Part Number) und Word- oder PowerPoint-Dateien hochgeladen. Dies sind die Dokumentfragmente.
• Es wurde auch eine Dokumentennummern (Document Part Number) des Dokumenttyps DH erstellt – der Document Holder. Sie enthält Verweise auf die Dokumentfragmente, die durch die orangefarbenen Links gekennzeichnet sind. Die DH-Syntax kennzeichnet das Dokument als ein zusammengesetztes (compound) Dokument.
  Wenn es im QDc eQMS angezeigt oder in einem Extranet veröffentlicht wird, bewirkt die Syntax, dass es als zusammengesetztes (compound) Dokument gerendert und mit der Anwendung zur Anzeige zusammengesetzter (compound) Dokumente angezeigt wird.

Anzeigeeinstellungen für die Webansicht

• Einstellung des Online-Editors: Das Extranet-Layout sollte auf Compound eingestellt sein.
  
  

  

  
  
• XML-Stammdatei: Wenn Sie die XML-Masterdatei Document Holder direkt bearbeiten, sollte das ExtranetLayout auf compound eingestellt sein:
  
  

  

  
  

Hinweis: Wenn Sie einen zusammengesetzten (compound) Document Holder für ein externes Publikum erstellen, ist es im Allgemeinen sinnvoll (aber nicht zwingend erforderlich), auch die interne Layoutansicht auf zusammengesetzt (compound) zu setzen.

Lizenzierung

Eines der wichtigsten Merkmale eines zusammengesetzten (compound) Document Holder ist, dass er dynamisch ist. Die enthaltenen Dokumente können lizenziert werden. Wenn ein enthaltenes Dokument lizenziert ist, kann ein Betrachter das Dokument nur dann sehen, wenn er auch über die entsprechende Lizenz verfügt – wie bei jedem anderen Document Holder auch.

Nehmen wir an, ein (compound) Document Holder enthält Doc1, Doc2 und Doc3:

• Doc1 und Doc2 sind nicht lizenziert, aber Doc3 ist mit Tier 1 Partner lizenziert.
• Ein Extranet-Benutzer, der nur für den Document Holder lizenziert ist, sieht Doc1 und Doc2 zusammen in diesem Dokument verkettet.
• Ein Extranet-Benutzer, der eine Lizenz für den Document Holder und die Tier 1-Partnerlizenz besitzt, sieht Doc1, Doc2 und Doc3 zusammen.

Beachten Sie, dass die Lizenzierung nur für das Extranet relevant ist:

• Intern sehen Benutzer, die keine Rechte zum Anzeigen der PDFs in einem zusammengesetzten (compound) Document Holder haben, diese nicht.
• Intern gelten andere Sichtbarkeitsregeln, und die Master-XML-Datei des Document Holder ist sichtbar.
• Im Extranet wird die Ansicht durch die Lizenzierung gesteuert, und die Master-XML ist nicht sichtbar.

Siehe auch Eine Kategorie lizenzieren.

Wer kann es nutzen?

Alle Benutzer haben Zugriff auf zusammengesetzte (compound) Document Holder, und da sie wie normale Dokumente sind, kann jeder Benutzer Document Holder erstellen. Die Fragmente sind ebenfalls normale QDC eQMS-Dokumente und können von allen Benutzern erstellt werden.

Das Recht, Dokumente zu genehmigen oder Lizenz- und Veröffentlichungsrechte zu vergeben, kann jedoch auf eine Untergruppe von Benutzern beschränkt sein. Das bedeutet, dass jede und jeder Änderungen an Dokumentfragmenten vorschlagen und vornehmen kann, aber die Änderungen müssen genehmigt (approved) und veröffentlicht (published) werden, bevor das zusammengesetzte (compound) Dokument geändert wird.

Zusammengesetzte (compound) Dokumente in einem Extranet werden in den Extranet-Integrationen von OTRS 2.x, Joomla 1.5 und Joomla 2.5 unterstützt. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels werden sie noch nicht in den Integrationen für Drupal 6.0 oder Joomla 3.0 unterstützt.