Einen neuen Entwurf (Draft) oder eine neue Ausgabe (Issue) eines Dokuments erstellen

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine neue Entwurfsversion eines Dokuments (Draft) im QDC eQMS hinzufügen.

Bevor Sie eine neue Entwurfsversion (Draft) eines Dokuments zum eQMS hinzufügen, überprüfen die folgenden Dinge des Dokuments, das Sie hinzufügen möchten:

• Aktualisieren Sie bei Dokumenten die Seite mit dem Inhaltsverzeichnis, um sicherzustellen, dass es mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf dem neuesten Stand ist.

So erstellen Sie einen neuen Entwurf (Draft) für ein Dokument:

1. Suchen Sie das Dokument, das Sie aktualisieren möchten, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden.
2. Klicken Sie auf die Dokumentennummer (Document Part Number) des Dokuments, um die Seite Dokumentdetails (Document Details) anzuzeigen.
3. Sie können eine der folgenden Methoden verwenden, um einen neuen Entwurf (Draft) zu erstellen:
   • Verwenden Sie die Seitenleiste Aktion: Wählen Sie im Menü > Hinzufügen/Entfernen (Add/Remove) > Einen neuen Entwurf dieses Dokuments hinzufügen (Add a new draft of this document) oder Eine neue Ausgabe dieses Dokuments hinzufügen (Add a new issue of this document)
   • Klicken Sie oben auf der Seite Dokumentdetails auf Entwurf hinzufügen (Add Draft) oder Ausgabe hinzufügen (Add Issue).
   • Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop auf die Seite Dokumentendetails (Document Details). Wenn Sie eine oder mehrere Dateien auf der Detailseite ablegen, prüft das QDC eQMS, ob Sie die Rechte zum Hochladen der Dateien haben und ob sie in einem geeigneten Format vorliegen. Wenn Sie über Upload-Rechte für das Dokument verfügen und die Dateien gültig sind, erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie sie als Entwurf (Draft) oder als Ausgabe (Issue) hochladen möchten. Klicken Sie auf Entwurf, um die Dateien hochzuladen.
   • Wenn Sie fertig sind, wird das Fenster Add new… angezeigt.
   • Im oberen Teil des Fensters werden die Details des Dokuments (Dokumentennummer (Document Part Number)), Titel und letzte Version) bestätigt und die Nummer des Entwurfs (Draft)/der Ausgabe (Issue)angezeigt, die angewendet wird.
4. Klicken Sie in das Feld File to Add, um den Dokumententwurf zu finden, den Sie hinzufügen möchten. In einigen Browsern können Sie eine Datei auf das Feld File to Add ziehen. Wenn Sie eine Softwareversion (Dokumenttyp -LS) hinzufügen, wird in diesem Teil des Fensters ein zusätzliches Feld, Versionshinweise, angezeigt. Fügen Sie hier die Versionshinweise hinzu.
5. Wenn der Dokumenttyp dies zulässt und die Master-Version nicht bereits eine PDF-Datei ist, können Sie in das PDF-Feld klicken und eine anzeigbare PDF-Version der Datei hochladen. Die Verwendung dieser Option kann schneller sein als das manuelle Hochladen einer PDF-Version.
6. Anstatt eine Datei hochzuladen, können Sie auch eine Remote-URL zu einer Datei angeben. (Wenn Sie eine Datei hochladen, wird die URL ignoriert.)
7. Geben Sie alle zugehörigen Versionsinformationen für das Dokument in das Feld Versionsinformationen (Tag) ein. Die Informationen, die Sie in dieses Feld eingeben, sind in der Regel die Versionsnummer eines grösseren Release-Pakets, das dieses Dokument enthält. Durch die Angabe dieser Informationen wäre es möglich, nach allen Komponenten zu suchen, die in einer bestimmten Version einer Freigabe verwendet werden.
   
   

   Anmerkung: Je nach lokaler QDC eQMS-Konfiguration kann es erforderlich sein, dass Sie ein Tag mit Versionsinformationen angeben müssen.
   Anmerkung: Der zweite Abschnitt des Fensters enthält Optionen, die Sie auswählen können, wenn Sie möchten, dass der Entwurf des Dokuments, das Sie hinzufügen, überprüft (Review) wird.

8. Geben Sie einen Kommentar zum neuen Dokument ein. Dieser sollte nützliche Informationen über das hinzugefügte Dokument enthalten. Wenn Sie eine frühere Version ersetzen, erklären Sie, was sich geändert hat. Zum Beispiel: ‚Aktualisiertes Gewicht und Stromverbrauch der EPD‘. Dieser Kommentar wird auf der Seite Dokumentendetails (Document Details) angezeigt, nachdem der Entwurf (Draft) hinzugefügt wurde.
   
   

   Beachten Sie: Je nach lokaler QDC eQMS-Konfiguration kann es sein, dass Sie einen Kommentar abgeben müssen.

9. Klicken Sie gegebenenfalls auf Überprüfer festlegen (Set reviewers), um die Überprüfer für dieses Dokument einzurichten.
   1. Geben Sie die Kommentare der Prüfer ein (die Kommentare der Prüfer werden per E-Mail an die Prüfer gesendet und sind auf der Seite Prüfungsverlauf des Dokuments (Review History) sichtbar).
   2. Aktivieren Sie CC-Reviewer, wenn Sie möchten, dass alle Review-Kommentare an alle Reviewer kopiert werden.
   3. Legen Sie das Fälligkeitsdatum für die Überprüfung fest.
10. Wenn es Personen gibt, die das Dokument nicht überprüfen sollen, die Sie aber darüber informieren möchten, dass ein neuer Entwurf (Draft)/eine neue Version hinzugefügt wurde, wählen Sie sie im Feld Benachrichtigungsbenutzer aus. Dieses Feld enthält Benutzer und Benutzergruppen (falls an Ihrem Standort Gruppen eingerichtet wurden). Alle Benutzer und Gruppen, die Sie auswählen, werden per E-Mail über das Hinzufügen des neuen Dokuments benachrichtigt.
11. Fügen Sie im Feld Benachrichtigungskommentare die Kommentare hinzu, die Sie diesen Personen senden möchten. Diese Kommentare werden der Benachrichtigungs-E-Mail hinzugefügt.
12. Klicken Sie auf Entwurf (Draft) hinzufügen oder Ausgabe (Issue) hinzufügen, um das Dokument zum QDC eQMS hinzuzufügen.
    • Wenn Sie die Felder nicht korrekt ausgefüllt haben, wird eine Meldung angezeigt, die Sie darauf hinweist, welche Felder Sie noch einmal ausfüllen müssen.
    • Wenn Sie das Fenster korrekt ausgefüllt haben, wird das Fenster Success angezeigt, das bestätigt, dass das Dokument zum QDC eQMS hinzugefügt wurde.