Dokumente öffnen

Mit dem Office Add-in können Sie:

• Ein bestehendes Dokument zur Bearbeitung öffnen.
• Ein brandneues, leeres Dokument öffnen, komplett mit vorgefertigten Metadatenfeldern (damit Sie Dinge wie das Feld CogniDox_Partnum eingeben können).

Öffnen eines vorhandenen Dokuments zur Bearbeitung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein vorhandenes Dokument mit dem Office Add-in zu öffnen:

Auf der Registerkarte Suchen (Search tab)

1. Öffnen Sie eine Office-Anwendung und rufen Sie die Registerkarte Search auf.
2. Geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Eingabetaste.
   
   

   

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus
   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ergebniseintrag und wählen Sie Öffnen aus dem Kontextmenü.
     Die Option ist ausgegraut, wenn Sie z.B. gerade Word verwenden und das Dokument eine Excel-Tabelle ist.
   • Doppelklicken Sie auf eine Datei in den Suchergebnissen.

Dies öffnet das ausgewählte Dokument in der aktuellen Office-Anwendung.

Anmerkung: Dies stellt eine Verbindung zu Ihrem QDC eQMS-Server her. Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und -Passwort anzumelden.

Auf der Registerkarte Durchsuchen (Browse tab)

1. Öffnen Sie eine Office-Anwendung und rufen Sie die Registerkarte Durchsuchen (Browse) auf.
2. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie öffnen möchten.
   
   

   

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie eine Option aus dem Kontextmenü.
   • Öffnen: Öffnet das ausgewählte Dokument in der aktuellen Office-Anwendung (die Option ist ausgegraut, wenn Sie z.B. gerade Word verwenden und das Dokument eine Excel-Tabelle ist).
   • Im Browser öffnen: Öffnet die Detailseite des ausgewählten Dokuments in einem Webbrowser.

     Anmerkung: Dies stellt eine Verbindung zu Ihrem QDC eQMS Server her. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anzumelden.

Sie können auch auf ein Dokument auf der Registerkarte Suchen doppelklicken, um es zu öffnen.

Ein neues ‚leeres‘ Dokument öffnen

Wenn Sie einfach ein völlig neues, leeres Dokument in einer Office-Anwendung öffnen (ohne das Office Add-in oder die Cognidox-Weboberfläche zu verwenden), sind keine CogniDox_… Metadatenfelder vorhanden. Sie müssten sie manuell über Feldcodes eingeben.

Anmerkung: Sie sollten es vermeiden, die Werte von Cognidox_ properties manuell einzustellen, da diese überschrieben werden, wenn Sie die Datei in Cognidox speichern.

„Dokumente sollten ausschliesslich mit dem offiziellen Template (Word, Excel, Powerpoint etc.) des Unternehmens erstellt werden, da dort alle nötigen Properties im Header- und Footer-Bereich des Dokuments bereits implementiert sind und automatisch aktualisiert werden.“