by In diesem Beitrag behandeln wir Techniken zur Verwaltung von Dokumentengenehmigungen (Document approvals) mit möglichst wenig manuellen Eingriffen und höchster Genauigkeit.
Hier sehen Sie eine leicht abgewandelte Version des Konzepts, das in Was ist ein zusammengesetzter (compound) Document Holder? verwendet wurde:
In diesem Szenario:
- Jedes der Dokumentfragmente ist ein ausgegebenes (issued) und genehmigtes (approved) Dokument.
- Die Ausgabennummern (Issue Numbers) können von Dokument zu Dokument unterschiedlich sein, d.h. ein Dokument kann sich auf Ausgabe 1 (Issue 1) befinden, ein anderes auf Ausgabe 5 (Issue 5) usw.
- Die Referenzen des Document Holders verweisen alle auf die genehmigte Version jedes Dokuments.
- Nur dem Document Holder wurde eine Lizenz zugewiesen und im Extranet veröffentlicht.
Eines der Dokumentfragmente musste geändert werden, und das Ergebnis dieser Bearbeitung ist eine neue Version (z.B. Ausgabe 6 (Issue 6)) des Dokuments. In diesem Moment ist Ausgabe 6 (Issue 6) in unserem Beispiel die neueste, aber nicht genehmigte Version (unapproved version) des Dokuments.
Der Verweis auf den Document Holder („APPROVED“) wird weiterhin funktionieren, aber der Link wird auf Ausgabe 5 (Issue 5) verweisen, da dies die letzte genehmigte Version (approved version) ist.
Sobald Ausgabe 6 (Issue 6) genehmigt (approved) ist, ändert sich das. Der Verweis auf den Document Holder verweist nun auf Ausgabe 6 (Issue 6) als die letzte genehmigte Version (latest approved version). Es sind keine Änderungen am Document Holder erforderlich; er enthält jetzt einfach Ausgabe 6 (Issue 6) anstelle von Ausgabe 5 (Issue 5).
Wenn Sie den Document Holder als lizenzierten Inhalt einrichten, dient er als Sammelstelle für alle enthaltenen (contained) Dokumente. Der Überprüfungs- und Genehmigungs-Workflow kann bei Bedarf auf einzelne Dokumentfragmente angewendet werden, auf die der Document Holder verweist, und alle Änderungen werden berücksichtigt, sobald das Fragment genehmigt ist.
Dies ist der einfachste Weg, um die Lizenzierung und Veröffentlichung von Verbunddokumenten (compound documents) zu verwalten.
Hinweis: Der Document Holder, der das Dokument enthält, wird nicht in den Benachrichtigungspool aufgenommen (für automatische E-Mails an betroffene Kunden), auch wenn eines der enthaltenen Dokumente aktualisiert wurde. Dies ist eine Einschränkung bei der Verwendung des Alias Genehmigt (Approved) in Dokumentverweisen.
Wenn die tatsächliche Versionsnummer im Document Holder verwendet wurde, ist dies kein Problem, da der Document Holder, der das Dokument enthält, manuell aktualisiert und genehmigt werden muss und in diesem Fall dem Benachrichtigungspool hinzugefügt wird.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, besteht darin, die Veröffentlichung aufzuheben und den Document Holder sofort neu zu veröffentlichen. Dadurch wird er dem Benachrichtigungspool hinzugefügt.
Im Abschnitt Ändern des Standardverhaltens finden Sie weitere Anweisungen zur Verwendung einer Workflow-Option, um zu ändern, wie Dinge zum Benachrichtigungspool hinzugefügt werden.