Veröffentlichung eines Document Holder im Extranet

Wie alle Dokumente im QDC eQMS kann auch ein Document Holder lizenziert und im Extranet veröffentlicht werden. Wie jedes normale Dokument ist ein veröffentlichter Document Holder nur verfügbar, wenn er lizenziert (licensed), ausgegeben (issued), veröffentlicht und genehmigt (published and approved) wurde. Da ein Document Holder jedoch auf andere Dokumente verweist, wird der Zugriff auf die Dokumente, auf die der Document Holder verweist, durch einen weiteren Satz von Regeln gesteuert.

Die Regeln für den Zugriff auf enthaltene (contained) Dokumente sind:

• Nicht lizenzierte (unpublished), unveröffentlichte und genehmigte Dokumente sind für Kunden verfügbar, die eine für den Document Holder gültige Lizenz besitzen.
• Nicht lizenzierte, veröffentlichte (published) und genehmigte Dokumente sind für Kunden verfügbar, die eine für den Document Holder gültige Lizenz besitzen.
• Lizenzierte, unveröffentlichte (unpublished) und genehmigte Dokumente sind für Kunden mit einer für den Document Holder gültigen Lizenz und einer für das referenzierte Dokument gültigen Lizenz verfügbar.
• Lizenzierte, veröffentlichte (published) und genehmigte Dokumente stehen Kunden zur Verfügung, die eine für den Document Holder gültige Lizenz und eine für das referenzierte Dokument gültige Lizenz besitzen.

Der wichtigste Punkt ist, dass, wenn ein Kunde keine gültige Lizenz für ein Dokument hat, auf das im Document Holder verwiesen wird, seine Webansicht keinen Link zu diesem Teil enthält.

Standardverhalten

Das Standardverhalten ist wie folgt:

• Wenn ein Dokument, auf das in einem Document Holder verwiesen wird, durch Up-issuing und Genehmigung aktualisiert wird (z.B. von Ausgabe 2 auf Ausgabe 3), muss der Document Holder selbst up-issuing werden, um die Änderung in den referenzierten Dokumenten widerzuspiegeln. Durch diese Aktualisierung wird der Document Holder dann in den E-Mail-Benachrichtigungspool des Lizenznehmers aufgenommen.
• Dies ist jedoch anders, wenn der Alias APPROVED für referenzierte Dokumente verwendet wird. Wenn APPROVED verwendet wird, können referenzierte Dokumente aktualisiert/genehmigt werden und der Document Holder im Extranet verweist auf andere Dateien, obwohl der Document Holder selbst nicht geändert wurde.
  
  

  

Ändern des Standardverhaltens

Dieses Standardverhalten kann über eine Workflow-Option geändert werden, die von einem QDC eQMS-Administrator auf der Seite Menü > Cognidox verwalten (Manage Cognidox) > Workflow & Systemeinstellungen (Workflow & System Settings) eingestellt werden kann. Die Workflow-Option befindet sich im Abschnitt Genehmigungsoptionen (Approval options): Document Holder-Dokumente bei Genehmigung des Dokuments zum Kundenbenachrichtigungspool hinzufügen (Add DH documents to the customer notification spool on APPROVED document approval). Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Genehmigung von Dokumenten, die im Document Holder enthalten sind und auf die mit dem Alias APPROVED verwiesen wird, dazu führen, dass die enthaltenen Document Holder zum Extranet-Benachrichtigungspool hinzugefügt werden.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter Inhalte im Extranet veröffentlichen.