Ein Dokument klonen (Clone)

Die Funktion Office Add-in Klonen ist nützlich, wenn Sie wissen, dass ein Dokument auf dem QDC eQMS existiert, das dem Dokument, das Sie erstellen möchten, ähnlich ist.

Hinweis: Idealerweise beginnen Sie mit einer Vorlage (da Sie auf diese Weise die aktuellste Vorlage erhalten), aber wenn der Inhalt des vorhandenen Dokuments von Nutzen ist, ist das Klonen ein guter Ansatz. Siehe Erstellen eines Dokuments aus einer Dokumentvorlage.

Um ein Dokument zu klonen:

1. Starten Sie die Office-Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, das Sie klonen möchten (z.B. Word).
2. Verwenden Sie die Registerkarte Durchsuchen (Browse) in der Seitenleiste, um das gewünschte Quelldokument zu finden, aber öffnen Sie es nicht.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Quelldokument und wählen Sie Klonen.
   Das Dialogfeld Vorhandenes Dokument klonen (Clone existing document) wird angezeigt.
   
   

   

   
   Sie müssen den Titel nicht ändern (das Dokument wird weiterhin eine eindeutige Dokumentennummer haben), aber in den meisten Fällen ist es sinnvoll, dies zu tun.
4. Klicken Sie auf OK.
   Die Aktion Klonen erstellt eine neue Teilenummer auf dem QDC eQMS Server und öffnet eine lokale Kopie des Quelldokuments auf Ihrem Rechner.
5. Nehmen Sie Änderungen an Ihrer lokalen Kopie vor und speichern Sie sie.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Dokumentennummer (Document Part Number) auf der Registerkarte Durchsuchen (Browse) und wählen Sie Hochladen (Upload).
   Sie können wählen, ob Sie das Dokument als Entwurf oder als Ausgabe hochladen möchten.

Um es ganz klar zu sagen: Ihre Arbeit wird als eine Version der neu erstellten Dokumentennummer (newly-created part number) hochgeladen. Das Originaldokument, das Sie als Quelle für den Klonvorgang ausgewählt haben, bleibt unverändert (unchanged).

Wann Sie Klonen (Clone) nicht verwenden sollten

Wenn Sie bereits ein bestehendes Dokument auf Ihrem lokalen Rechner geöffnet und einige Änderungen vorgenommen haben und diese Änderungen dann in ein neues Dokument übernehmen möchten, sollten Sie nicht Klonen verwenden.

Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

1. Legen Sie eine neue Dokumentennummer (Document Part Number) an.
   Siehe Erstellen einer neuen Dokumentennummer (Document Part Number).
2. Verwenden Sie die Upload-Funktion dieser neuen Teilenummer, um das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, dorthin zu senden.
   Siehe Speichern Ihrer Arbeit.