Installation und Konfiguration des Office Add-Ins

Installieren des Office Add-Ins

Als QDC eQMS-Benutzer können Sie das Office Add-in auf Ihrem lokalen Rechner installieren und einrichten.

1. Suchen Sie die Office Add-in Zip-Datei im QDC eQMS und rufen Sie die Seite Dokumentdetails auf. Benutzen Sie dafür den folgenden Link: Office 2007_2010_2013_2016 Add-in
2. Klicken Sie auf das gelbe Symbol der Datei, um diese herunterzuladen.
3. Extrahieren (entpacken) Sie die Dateien in einen Ordner; dieser kann den gleichen Namen haben und sich im gleichen Verzeichnis befinden. Der Ordner hat den folgenden Inhalt:
   
   

   

4. Doppelklicken Sie auf die Datei CognidoxAddinSetup.msi (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Als Administrator ausführen).
5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Ausführen, um den Herausgeber zu akzeptieren. Beachten Sie: Die Datei ist mit einem Code Signing-Zertifikat von Cognidox Ltd. digital signiert. Dies ist eine Garantie dafür, dass die ausführbare Datei rechtmässig ist und seit ihrer Veröffentlichung nicht manipuliert oder verändert wurde.
6. Wenn ein Windows Defender SmartScreen-Dialog angezeigt wird, klicken Sie auf den Link Mehr Informationen und dann auf Ausführen. Der Office Add-in Setup-Assistent wird angezeigt.
7. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
8. Akzeptieren Sie die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung und klicken Sie auf Weiter.
9. Legen Sie den Zielordner fest und klicken Sie auf Weiter.
10. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihr Administrator-Passwort ein (Wenden Sie sich dazu an die QA-Abteilung) und klicken Sie auf Weiter. Während der Installation wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet.
11. Wenn die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen.

Festlegen der Einstellungen für den QDC eQMS-Server

Sobald Sie das Office Add-in installiert haben, müssen Sie dem Add-in erlauben, mit Ihrem Server zu arbeiten.

Beachten Sie: Sie müssen dies nur einmal tun.

So legen Sie die Server-Einstellungen von Ihrem eigenen Benutzerkonto aus fest:

1. Starten Sie eine Office-Anwendung (z.B. Word).
2. Zeigen Sie die Registerkarte Cognidox an (im Beispiel unten läuft Word in Office 365).
   
   

   

   Die Meldung auf der Registerkarte Cognidox/Service können Sie vorerst ignorieren:
   
   

   

3. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter dem Sidebar-Symbol und wählen Sie Einstellungen (Settings…).
   
   

   

   Das Dialogfeld Cognidox-Einstellungen wird angezeigt.
   
   

   

4. Geben Sie den Hostnamen des lokalen Servers an > qdc.cdox.net.
5. Aktivieren Sie unbedingt die Option Use a secure https connection (Eine sichere https-Verbindung verwenden).
6. Aktivieren Sie unbedingt die Option Automatically check-out files (Automatisch Dateien auschecken).
   • Wenn Ihr Server so konfiguriert ist, dass ein Check-out erforderlich ist, bevor eine Version hinzugefügt werden kann, muss diese Option aktiviert sein.
   • Wenn Sie diese Option aktivieren, wird jedes Mal, wenn Sie ein Dokument öffnen, dieses im QDC eQMS auf ausgecheckt gesetzt.
     

     Anmerkung: Dies kann zu einem Problem werden, wenn Benutzer die Angewohnheit haben, Office-Dokumente für längere Zeit auf ihrem Desktop geöffnet zu lassen, daher wird dies im Allgemeinen nicht empfohlen.

   • Wenn der automatische Check-out aktiviert ist:
     • Die Office-Anwendung öffnet das Dokument.
     • Das Office Add-in prüft die Metadaten des Dokuments.
     • Wenn das Dokument eine QDCeQMS_Partnum-Eigenschaft hat, prüft das Office Add-in bei QDC eQMS, ob es sich um eine bekannte Teilenummer handelt.
     • Wenn es sich um eine bekannte Teilenummer handelt, werden die neuesten Daten der Dokumenteigenschaften vom Server gelesen (Version, Autor usw.).
     • Wenn das Dokument nicht von einem anderen Benutzer ausgecheckt ist, checkt das Office Add-in das Dokument aus. Zu diesem Zeitpunkt ist das Dokument vom Benutzer ausgecheckt.
     • Wenn Sie das Add-in schliessen (z.B. indem Sie das Word-Fenster schliessen), wird eine Check-in-Nachricht an den Server zurückgeschickt, um den Check-out freizugeben.
       

       Beachten Sie: Dadurch wird keine neue Version der Datei hinzugefügt (dazu wäre ein Speichern unter Entwurf oder Speichern unter Ausgabe erforderlich).

7. Wählen Sie eine Authentifizierungsmethode:
   • QDC eQMS Login/Passwort: Wenn beim Zugriff auf das QDC eQMS ein Browser-Dialog zur Eingabe von Benutzername und Passwort erscheint, wählen Sie Login/Passwort und geben dann Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Der Benutzername und das Passwort werden in verschlüsselter Form auf Ihrem PC gespeichert, so dass die Sicherheit Ihres Systems gewährleistet ist.
   • Einzelanmeldung: Verwenden Sie diese Methode, wenn Ihr Server für Single Sign-On eingerichtet ist (z.B. über Ihr Office 365 Konto). Wenn Single Sign-On aktiviert ist, wird in der Office Add-in Sidebar der Anmeldebildschirm für Single Sign-On angezeigt, bevor der Zugriff auf das QDC eQMS gewährt wird.
   • Windows-Authentifizierung: Verwenden Sie diese Option, wenn das QDC eQMS lokal für eine kennwortlose Authentifizierung eingerichtet ist (d.h. es verwendet Ihre Windows-Anmeldung).
8. Wenn Sie Dateien von Ihrem QDC eQMS Server herunterladen möchten, aktivieren Sie die Option Downloads und geben Sie einen Standardordner (auf Ihrem lokalen Rechner) an, den das Office Add-in verwendet. Siehe auch Speichern Ihrer Arbeit.
9. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Einstellungen zu schliessen.