Genehmigungserinnerungen senden

Bei der Verwaltung eines Projekts kann es sinnvoll sein, Erinnerungs-E-Mails an Personen zu senden, die noch ausstehende Überprüfungs- und Genehmigungsanfragen haben.

Es gibt zwei Szenarien:

• Erinnerungen für ein einzelnes Dokument senden
• Erinnerungen für eine Reihe von Dokumenten senden

Erinnerungen für ein einzelnes Dokument senden

So senden Sie eine Erinnerung für ein einzelnes Dokument:

1. Suchen Sie das Dokument, für das Sie eine Erinnerungs-E-Mail erstellen möchten, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden.
2. Klicken Sie auf die Artikelnummer des Dokuments, um die Seite Dokumentdetails anzuzeigen.
3. Wählen Sie im Menü > Document Operations > Send reminder emails about outstanding reviews, approvals and review policies. Das Fenster E-Mail-Erinnerungen senden (Send Email Reminders) wird angezeigt.
4. Wählen Sie aus, welche Arten von Erinnerungen in der E-Mail enthalten sein sollen. Sie können Personen an ausstehende Überprüfungen, Genehmigungen und Ansichtsrichtlinien erinnern. Es können nur Typen mit ausstehenden Benutzern ausgewählt werden.
5. Geben Sie einen Kommentar ein, der in die E-Mail aufgenommen werden soll. Der Kommentar sollte eine Erklärung enthalten, warum die Erinnerung verschickt wird.
6. Klicken Sie auf E-Mail-Erinnerungen senden (Send Email Reminders), um die E-Mail zu versenden.

Erinnerungen für eine Gruppe von Dokumenten versenden

Anstatt E-Mails manuell für jedes einzelne Dokument zu versenden, können Sie mit dem QDC eQMS Erinnerungs-E-Mails für eine Gruppe von Dokumenten erstellen.

1. Finden Sie die Dokumente, für die Sie eine Erinnerungs-E-Mail erstellen möchten, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden. Sie können zum Beispiel die Funktion Erweiterte Suche/Benutzerdefinierter Bericht verwenden, um eine gespeicherte Suche mit dem Berichtsfilter „Letzter Entwurf hat ausstehende Überprüfungsanforderungen (Latest draft has outstanding review requests)“ zu erstellen.
2. Klicken Sie im Fenster Dokumente auf Erinnerungs-E-Mails (Reminder Emails). Das Fenster E-Mail-Erinnerungen senden (Send Email Reminders) wird angezeigt.
3. Wählen Sie aus, welche Arten von Erinnerungen in der E-Mail enthalten sein sollen. Sie können Personen an ausstehende Überprüfungen, Genehmigungen und Ansichtsrichtlinien erinnern. Es können nur Typen mit ausstehenden Benutzern ausgewählt werden.
4. Geben Sie einen Kommentar ein, der in die E-Mail aufgenommen werden soll. Der Kommentar sollte eine Erklärung enthalten, warum die Erinnerung verschickt wird.
5. Klicken Sie auf E-Mail-Erinnerungen senden (Send Email Reminders), um die E-Mail zu versenden.