Genehmigen einer zuvor ausgegebenen Version (Previously-issued version)

Im normalen Lebenszyklus eines Dokuments steht nur eine Ausgabe (Issue) eines Dokuments zur Genehmigung zur Verfügung. Wenn jedoch eine neue Ausgabe eines Dokuments hinzugefügt wird, bevor die vorherige Ausgabe des Dokuments genehmigt wurde, bietet das QDC eQMS Ihnen bei der Auswahl der Aktion zur Genehmigung eines Dokuments die Möglichkeit, beide Versionen des Dokuments zu genehmigen.

Um eine frühere Version eines Dokuments zu genehmigen:

1. Suchen Sie das Dokument, das Sie genehmigen möchten, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine benutzen.
2. Klicken Sie auf die Artikelnummer (Document Part Number) des Dokuments, um die Seite Dokumentdetails anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf Ausgabe genehmigen (Approve Issue). Die Seite Approve issue... wird angezeigt und enthält Details über das Dokument und die zu genehmigende Ausgabe. Im oberen Bereich der Seite werden die Details des Dokuments (Part Number and Title) bestätigt.
4. Wählen Sie die zu genehmigende Ausgabe (Issue to be approved) aus der Dropdown-Liste.
5. Klicken Sie bei Bedarf auf Kommentare aktualisieren (Update Comments), ändern Sie die Details und klicken Sie anschliessend auf Kommentare ändern (Change Comments). Sie können Folgendes ändern:
   • Kommentare
   • Kommentare zum Lizenznehmer
   • Versionsinformationen Tag (Sie können auch Tags hinzufügen (Add))
6. Überprüfen Sie die Kommentare zur Ausgabe dieses Dokuments im Bearbeitungsfeld Ihre Kommentare (Your Comments) und bearbeiten Sie sie gegebenenfalls (oder fügen Sie sie hinzu). Der Text im Feld Kommentare (Comments) wird auf der Seite Dokumentdetails (Documents Details) angezeigt. Sie werden auch in das QDC eQMS Ereignisprotokoll geschrieben. Wenn es eine Rückfrage zu dieser Aktion gibt, können QDC eQMS-Administratoren das Ereignisprotokoll untersuchen und den Grund für die Aktion herausfinden. Geben Sie also so viele Informationen wie möglich ein.
7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Klicken Sie auf Ausgabe genehmigen (Approve Issue), um das Dokument zu genehmigen. Wenn das Dokument genehmigt wurde, wird die Seite Success angezeigt, die bestätigt, dass das Dokument genehmigt wurde. Klicken Sie auf den Link zum Dokument, um zur Seite Dokumentdetails (Document Details) zurückzukehren. Die Seite wird aktualisiert und zeigt an, dass die Ausgabe des Dokuments genehmigt worden ist.
   • Klicken Sie auf Ausgabe ablehnen (Reject Issue), wenn Sie das Dokument nicht genehmigen möchten. (Es wird eine E-Mail an alle Benutzer gesendet, die auf der Liste der Genehmigungsanfragen stehen, um das Dokument zu genehmigen). Wenn die Ausgabe des Dokuments abgelehnt wird, wird eine Seite angezeigt, die darauf hinweist, dass die Ausgabe des Dokuments abgelehnt wurde und dass es nicht mehr möglich ist, diese Ausgabe zu genehmigen. Eine neue Ausgabe des Dokuments muss dann zur Genehmigung eingereicht werden.

Im obigen Beispiel sind zwei nicht genehmigte Ausgaben zur Genehmigung verfügbar, Ausgabe 4 und Ausgabe 5. Sie können aus dem Dropdown-Listenfeld auswählen, welche Ausgabe Sie genehmigen möchten, wobei die andere Ausgabe nicht genehmigt wird.

Wenn Ausgabe 4 genehmigt wird, zeigt das QDC eQMS beide Ausgaben des Dokuments an, sowohl die genehmigten als auch die nicht genehmigten Ausgaben.

Beachten Sie, dass diese Funktion auch verwendet werden kann, um ein Dokument zu genehmigen, zu dem bereits eine neue Entwurfsversion des Dokuments hinzugefügt wurde. Ein Beispiel: Ein Dokument hat die Ausgaben A, 1 (genehmigt), 1A, 2, 2A, 2B, 3, 3A. Sowohl Ausgabe 2 als auch Ausgabe 3 sind zur Genehmigung verfügbar.