Benutzer zur Freigabe eines Dokuments auffordern

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie Sie autorisierte Benutzer um die Genehmigung eines Dokuments bitten können, wenn Sie selbst nicht dazu berechtigt sind.

Die Genehmigung eines Dokuments bedeutet, dass Sie erklären, dass das Dokument für die Verwendung innerhalb des Unternehmens geeignet ist, da die darin enthaltenen Informationen überprüft wurden. Der Genehmigungsschritt wird normalerweise vom Manager des Dokumentverfassers durchgeführt.

So beantragen Sie die Genehmigung:

1. Suchen Sie das Dokument, das Sie genehmigen möchten, indem Sie das QDC eQMS Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden.
2. Klicken Sie auf die Artikelnummer des Dokuments, um die Seite Dokumentdetails anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf das Menü > Approval > Request approval of this document. Anmerkung: Diese Option ist nicht verfügbar, wenn es sich bei dem Dokument um eine Entwurfsversion handelt. Sie können nur die Genehmigung für eine ausgegebene Version eines Dokuments beantragen.
4. Klicken Sie ggf. auf Genehmigende festlegen (Set Approvers) und ändern Sie die Liste der Personen, die das Dokument genehmigen können.
   • Wenn das Dokument bereits von früheren Genehmigern genehmigt wurde, steht eine Schaltfläche zur Verfügung, mit der Sie die früheren Genehmiger in die Liste der Genehmiger aufnehmen können.
   • Es kann auch einen oder mehrere erforderliche Genehmiger (Required Approvers) geben. Das Dokument bleibt nicht genehmigt, wenn nicht alle in diesem Abschnitt aufgeführten Benutzer das Dokument genehmigen. Anmerkung: Die Benutzer, die sowohl im Feld Genehmigende als auch im Feld Erforderliche Genehmigende aufgeführt sind, haben die Rechte, das Dokument zu genehmigen. Weitere Informationen darüber, wie Sie die Liste der Genehmigenden für ein Dokument konfigurieren können, finden Sie unter Festlegen der erforderlichen Genehmigenden für ein Dokument.
5. Geben Sie einen Kommentar ein. Dieser wird in die E-Mail aufgenommen, die an die Benutzer gesendet wird, die für die Genehmigung des Dokuments ausgewählt wurden. Der Kommentar sollte nützliche Informationen enthalten, die den Benutzern bei der Genehmigung des Dokuments helfen.
6. Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum (Approval Due) für die Genehmigung. Sie können die Listenfelder verwenden, um ein bestimmtes Datum auszuwählen, oder Sie verwenden das Listenfeld Schnelltermine (Quick Dates) , um aus einer Liste von vordefinierten Terminen auszuwählen, z. B. eine Woche, drei Wochen oder kommenden Freitag. Bei den Schnelldaten für 1, 2 und 3 Tage werden Wochenenden ignoriert. Wenn das Dokument bis zu diesem Datum nicht genehmigt ist, wird eine E-Mail-Erinnerung an die ausgewählten Genehmigenden gesendet, in der diese aufgefordert werden, das Dokument zu genehmigen.
7. Klicken Sie ggf. auf Benachrichtigungsbenutzer festlegen (Set notification users) und geben Sie die Benutzer an, die Sie über die Genehmigungsanfrage benachrichtigen möchten. Diese Benutzer werden per E-Mail benachrichtigt, wenn das Dokument genehmigt wurde. Dieser Abschnitt kann auch Benutzergruppen enthalten (falls an Ihrem Standort Gruppen eingerichtet wurden).
8. Geben Sie einen Kommentar zur Genehmigungsbenachrichtigung (Approval Notification Comment) ein. Dieser wird in die E-Mail aufgenommen, die an die Benutzer der Benachrichtigung gesendet wird.
9. Klicken Sie auf Genehmigung beantragen. Das Success Fenster wird angezeigt.

Die ausgewählten Genehmigenden erhalten eine E-Mail mit der folgenden Betreffzeile: [doc part number] Cognidox Approval Request for ‘<doc title>’

Die E-Mail enthält:

• Einen Link zur Seite Dokumentendetails (Document Details), auf der der Genehmigende die Aktion zur Genehmigung des Dokuments auswählen kann.
• Die zusätzlichen Kommentare, die Sie bei der Erstellung der Genehmigungsanfrage hinzugefügt haben.
• Eine Liste aller Benutzer, die aufgefordert wurden, das Dokument zu genehmigen. Wenn das Dokument genehmigt wird, zeigt die Liste die Benutzer an, die das Dokument genehmigt haben.
• Eine Liste aller Benachrichtigungsbenutzer, die in der Genehmigungsanfrage enthalten waren.

Anmerkung: Wenn diese Version des Dokuments erfolgreich widerrufen wird, werden alle ausstehenden Genehmigungsanfragen für diese Ausgabe des Dokuments storniert. Siehe Widerrufen einer nicht genehmigten Version eines Dokuments. Wenn Sie diese Genehmigungsanfrage stornieren möchten, ohne die Ausgabe zu widerrufen, lesen Sie den Abschnitt Stornieren einer Genehmigungsanfrage.