Verwaltung von Dokumentenprüfungen (Document Reviews)

Die Themen in diesem Abschnitt erklären, wie Sie eine Überprüfung eines Dokuments (Document Review) beantragen und den Überprüfungsprozess verwalten.

Anfordern einer Überprüfung eines Entwurfs oder einer Ausgabe eines Dokuments

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine E-Mail an andere QDC eQMS-Benutzer senden, die ein Dokument prüfen sollen. Diese Benutzer können das Dokument prüfen und Kommentare zum Dokument hinzufügen. Die Kommentare werden per E-Mail an Sie zurückgeschickt, zum QDC eQMS hinzugefügt und zusammen mit dem Dokument gespeichert. Normalerweise verschicken Sie Prüfanfragen für Dokumententwürfe (Drafts) und Genehmigungsanfragen für Dokumentausgaben (Issues).

Sie können:

• Überprüfungen für ein Dokument anfordern, wenn Sie den Entwurf (Draft)/die Ausgabe (Issue) hinzufügen.
• Überprüfungen anfordern, nachdem Sie den Entwurf (Draft)/die Ausgabe (Issue) hinzugefügt haben.

Um Bewertungen für das Dokument anzufordern, nachdem es zum QDC eQMS hinzugefügt wurde:

1. Suchen Sie das Dokument, das Sie bewerten lassen möchten, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden.
2. Klicken Sie auf die Artikelnummer (Document Part Number) des Dokuments, um die Seite mit den Dokumentendetails anzuzeigen.
3. Wählen Sie Menü > Review > Request reviews about the latest version from other people
4. An dieser Stelle:
   • Klicken Sie auf Überprüfer festlegen (Set reviewers) und fügen Sie die Benutzer hinzu, die Sie zur Überprüfung des Dokuments einladen möchten.
   • Klicken Sie auf Frühere Prüfer hinzufügen (Add previous reviewers) (falls vorhanden).

1. Geben Sie beliebige Kommentare für die Prüfer (Reviewer) in das Feld Prüferkommentare ein. Je nach lokaler QDC eQMS-Konfiguration kann es erforderlich sein, dass Sie die Kommentare der Prüfer eingeben müssen.
2. Aktivieren Sie den Abschnitt CC Reviewers, um allen Reviewern eine E-Mail für alle eingegangenen Review-Kommentare zu senden. Wenn dieses Kästchen nicht markiert ist, werden die Überprüfungskommentare nur an den Benutzer geschickt, der die Überprüfungsanfrage erstellt hat.
3. Wählen Sie im Abschnitt Fälligkeit der Überprüfung (Review Due) ein Datum, bis zu dem Sie alle Überprüfungskommentare erhalten möchten. Sie können die Listenfelder verwenden, um ein bestimmtes Datum auszuwählen, oder Sie verwenden das Listenfeld Schnelltermine, um aus einer Liste von vordefinierten Terminen auszuwählen, z. B. eine Woche, drei Wochen oder kommenden Freitag. Bei den Schnelldaten für 1, 2 und 3 Tage werden Wochenenden ignoriert.
4. Klicken Sie auf Überprüfung anfordern (Request Review), um die Überprüfungsanfrage abzuschicken. Ein Fenster wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Überprüfungsanfrage verschickt wurde.

Das Fenster Dokumentendetails enthält einen Abschnitt Überprüfungsanfragen, der anzeigt, dass das Dokument zur Überprüfung gesendet wurde.

Wenn Sie auf die Links unter der Überschrift Überprüfungsanfragen klicken (z.B. 1 angefordert, 0 beantwortet / e.g. 1 requested, 0 answered), wird das Fenster Überprüfungshistorie angezeigt.

Alle Personen, die zur Überprüfung des Dokuments aufgefordert wurden, erhalten eine E-Mail mit der Bitte um Überprüfung des Dokuments. Die E-Mail wird automatisch vom QDC eQMS verschickt.

Die E-Mail enthält drei Links:

• Einen Link zum Master File Dokument auf dem QDC eQMS
• Einen Link zu den Dokumentendetails auf dem QDC eQMS
• Einen Link zu einer Seite auf dem QDC eQMS, auf der der Prüfer seine Prüfungskommentare hinzufügen kann

Die Benutzer können die Überprüfung des Entwurfs ablehnen oder ihre Kommentare hinzufügen. Diese Ereignisse werden auf der Seite Prüfungsverlauf für das Dokument aufgezeichnet.

Anmerkung: Die Abfrage von Überprüfungskommentaren stellt keinen echten Arbeitsablauf für ein Dokument dar. Wenn es zum Beispiel Prüfer gibt, die einen Entwurf eines Dokuments noch nicht geprüft haben, können Sie trotzdem einen neuen Entwurf des Dokuments hinzufügen. Das QDC eQMS verhindert nicht, dass das Dokument aktualisiert wird. Sie können jedoch ein solches Kriterium hinzufügen, indem Sie in der E-Mail an die Prüfer einen Kommentar einfügen, der beispielsweise besagt, dass Sie dieses Dokument nur dann als Ausgabe (Issue) herausgeben werden, wenn alle Prüfer das Dokument akzeptieren.

Stornieren einer Bewertungsanfrage

Wenn Sie einen Antrag auf Überprüfung erstellt haben, können Sie ihn wie folgt stornieren:

1. Suchen Sie das Dokument, indem Sie das QDC eQMS-Kategoriesystem durchsuchen oder die Suchmaschine verwenden.
2. Klicken Sie auf die Artikelnummer (Document Part Number) des Dokuments, um die Seite Dokumentdetails anzuzeigen.
3. Scrollen Sie nach unten zum Punkt Überprüfungsanfragen (Review requests) und klicken Sie auf die Schaltfläche Feldaktion (Dropdown).
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Überprüfungsanforderung für die neueste Version abbrechen (Cancel the review request on the latest version). Das Fenster Überprüfungsanfragen abbrechen wird angezeigt (Cancel Review Requests).
5. Wählen Sie gegebenenfalls die Version aus, für die Sie die Überprüfungsanfrage abbrechen möchten.
6. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, warum die Überprüfung abgebrochen werden soll. Dieser Kommentar wird den Überprüfern per E-Mail zugesandt.
7. Markieren Sie ggf. als ungültig.
   • Ungültige Überprüfungsanfragen werden in der Überprüfungshistorie angezeigt, können aber nicht beantwortet werden.
   • Diese Version des Dokuments kann in Zukunft nicht mehr überprüft werden.
   • Wenn Sie eine Überprüfung abbrechen, ohne sie für ungültig zu erklären, werden die ausstehenden Anfragen vollständig aus dem Überprüfungsverlauf entfernt.
8. Klicken Sie auf Ausgewählte Überprüfung abbrechen (Cancel Selected Review).

Antwort auf eine Überprüfungsanfrage

So antworten Sie auf eine Überprüfungsanfrage:

1. Klicken Sie auf den Link Comment on the document… in der Überprüfungs-E-Mail. Das Fenster Überprüfung wird angezeigt. Sie können diese Seite auch mit den folgenden Methoden anzeigen:
   • Klicken Sie auf der Seite Dokumentendetails auf Überprüfen (Review)
   • Wählen Sie im Menü > Review > Add a review comment to the latest version of this document
   • Verwenden Sie die Aktion Ihre Antwort auf die Überprüfung zur neuesten Version hinzufügen (Add your review answer to the latest version) im Feld Überprüfungsanfragen auf der Detailseite des Dokuments
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Dokument im Portlet Zu überprüfende Dokumente (Documents to Review) und klicken Sie auf die angezeigte Schaltfläche Antwort (Answer).
2. Wenn Sie den Entwurf (Draft) nicht überprüfen möchten, klicken Sie auf Überprüfung ablehnen. Die Person, die die Überprüfungsanfrage gestellt hat, erhält automatisch eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass Sie die Überprüfungsanfrage abgelehnt haben.
3. Wenn Sie das Dokument überprüfen möchten, führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie Ihre Überprüfungskommentare direkt in das Feld Kommentar ein.
   • Legen Sie eine oder mehrere Dateien mit Ihren Kommentaren in das Feld Überprüfungsanhänge, oder klicken Sie in das Feld, um nach Dateien zu suchen. Die angehängten Dateien können beliebige Dateitypen sein (z.B. eine Textdatei mit Ihren Kommentaren, eine markierte PDF-Datei des Dokuments mit Ihren Kommentaren oder ein Word-Dokument mit Änderungsverfolgung). Um mehrere Dateien anzuhängen, ziehen Sie entweder mehrere Dateien auf die Formularseite und klicken Sie erneut in das Feld Anhänge überprüfen. Beachten Sie: Eine Datei, die Sie als Überprüfungsanhang hinzufügen, wird dem Überprüfungsverlauf des Dokuments hinzugefügt. Sie ersetzt nicht das Dokument, das gerade geprüft wird.
   • Klicken Sie auf Gemeinsame Notizen (Shared Notes) hinzufügen (falls verfügbar). Das Fenster Vorschau wird angezeigt und Sie können dem Dokument gemeinsame Notizen hinzufügen. Anmerkung: Denken Sie beim Hinzufügen von Notizen daran, diese freizugeben, damit sie für andere Benutzer sichtbar sind. Siehe Gemeinsame Nutzung von Notizen mit anderen Benutzern.
4. Um Ihre Kommentare an alle Prüfer eines Dokuments zu senden, aktivieren Sie CC Andere Prüfer (CC Other Reviewers).
5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Wenn der Entwurf (Draft) in seiner jetzigen Form akzeptabel ist, klicken Sie auf Entwurf akzeptieren (Accept draft).
   • Wenn Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf Aktualisierungen erforderlich (Updates Required). Dies bedeutet, dass ein aktualisierter Entwurf zur Überprüfung verschickt werden muss.

Die von Ihnen eingegebenen Kommentare werden automatisch per E-Mail an den Benutzer gesendet, der die Überprüfung angefordert hat. Wenn die Option CC Other Reviewers aktiviert ist, werden alle anderen Überprüfer in der gesendeten E-Mail als CC eingetragen. Die Informationen über die Überprüfung werden auch auf der Seite Überprüfungshistorie für das Dokument eingetragen.

Die Kommentare werden ebenfalls in den Überprüfungsverlauf des Dokuments aufgenommen. Das Häkchensymbol zeigt an, dass der Überprüfer eine Ausgabe des Dokuments akzeptiert hat.

Hinweis: Wenn Sie versehentlich auf eine Bewertungsanfrage antworten und Ihre Antwort entfernen möchten, haben Sie ein zweiminütiges Zeitfenster, in dem ein Link Artikel löschen (Delete item) neben Ihrer Bewertung verfügbar ist. Wenn Sie auf den Link Artikel löschen (Delete item) klicken, wird Ihre Antwort entfernt und Sie können eine neue Antwort einreichen. Nach zwei Minuten können nur noch Administratoren die Bewertung löschen. Wenn bereits Antworten auf Ihre Bewertung abgegeben wurden, ist es nicht möglich, Ihre Bewertung zu löschen.

Zusätzliche Bewertungskommentare erstellen

Als Überprüfer haben Sie die Möglichkeit, Ihre Überprüfungskommentare zu ergänzen.

So fügen Sie weitere Überprüfungskommentare zu einem Dokument hinzu, das Sie bereits überprüft haben:

1. Wählen Sie im Menü (Hamburger-Menü oben links) > Review > View the review history of this document.
2. Klicken Sie Zusätzliche Kommentare hinzufügen (Add extra comments) .
3. Geben Sie einen zusätzlichen Kommentar ein und fügen Sie optional einen Anhang hinzu.
4. Klicken Sie auf Zusätzlichen Kommentar hinzufügen (Add Additional Comment).

Ein Fenster wird angezeigt und die Kommentare werden an das Protokoll des Überprüfungsverlaufs angehängt und als Aktualisierung markiert.

Auf Kommentare zur Überprüfung reagieren

Es ist auch möglich, auf Kommentare zu reagieren, die zum Entwurf eines Dokuments abgegeben wurden. In der Regel handelt es sich dabei entweder um eine Anfrage zur Klärung einer Antwort oder um die Angabe, warum die Änderung vorgenommen oder nicht vorgenommen wurde.

Um auf die Kommentare zu antworten:

1. Wählen Sie im Menü (Hamburger-Menü oben links) > Review > View the review history of this document.
2. Klicken Sie auf Reagieren (Respond) neben der entsprechenden Überprüfungsantwort. Das Fenster Überprüfungsantwort wird angezeigt.
3. Geben Sie Ihre Antworten in das Feld Kommentar ein. Bei Bedarf können Sie die ursprünglichen Überprüfungskommentare, auf die Sie antworten, anzeigen, indem Sie auf Überprüfungskommentar anzeigen klicken (Show the review comment). Die Überprüfungskommentare werden im Feld Kommentar angezeigt.
4. Wenn Sie einen oder mehrere Anhänge als Teil oder als Ganzes Ihrer Antwort hinzufügen möchten, fügen Sie die Anhänge über das Feld Antwortanhang hinzu.
5. Wählen Sie im Feld Benachrichtigung, an wen Sie die Antwort senden möchten. Standardmässig wird die Antwort an den Prüfer gesendet, auf dessen Kommentare Sie antworten, aber Sie können weitere Personen über Ihre Antwort benachrichtigen.
6. Klicken Sie auf Antwort hinzufügen (Add Response), um die Antwort zum Protokoll des Überprüfungsverlaufs hinzuzufügen und optional die Überprüfer zu benachrichtigen, dass Sie eine Aktualisierung des Protokolls des Überprüfungsverlaufs vorgenommen haben.

Das Protokoll des Überprüfungsverlaufs wird mit den hinzugefügten Kommentaren aktualisiert.

Anmerkung: Es ist möglich, dass der Überprüfer auf die vorgenommene Aktualisierung des Überprüfungskommentars antwortet und dass der Überprüfer dann erneut antwortet. Bei Bedarf können Sie sogar mehrere Antworten auf Überprüfungen geben. Sie können die Optionen im Fenster Überprüfungsverlaufsprotokoll (Review History Log window) verwenden, um frühere Kommentare auszublenden, damit die neuesten Kommentare leichter zu lesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Prüfungsverlaufs eines Dokuments.