Erstellen und Hinzufügen von Dokumenten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie neue Dokumente im QDC eQMS erstellen und hinzufügen und wie Sie den Workflow-Prozess verwalten, während das Dokument die verschiedenen Entwicklungsstufen vom Entwurf (Draft) bis zur genehmigten Ausgabe (Issue) durchläuft.

Eine neue Dokumentennummer (Document Part Number) erstellen

Diese Aktion erstellt einen Eintrag (Platzhalter) für ein Dokument in der QDC eQMS-Datenbank. Danach können Sie einen Entwurf (Draft) oder eine Ausgabe (Issue) hinzufügen, indem Sie effektiv ein Dokument hochladen (z.B. eine Word-Datei oder ein PDF) oder einen Link zu einem tatsächlichen Dokument angeben.

So erstellen Sie eine neue Dokumentennummer (Document Part Number) im QDC eQMS und fügen sie einer Kategorie hinzu.

1. Navigieren Sie auf der QDC eQMS-Startseite zu der Kategorie, zu der Sie das Dokument hinzufügen möchten. Anmerkung: Wenn es für Ihr Dokument keine passende Kategorie gibt und Sie eine erstellen müssen, wenden Sie sich an Ihre lokale IT-Abteilung oder Ihren QDC eQMS-Administrator.
2. Wählen Sie im Menü > Create a new document part number in this category, oder klicken Sie oben im Fenster Dokumente auf Dokumentennummer erstellen (Create Document Number). Das Fenster Ein neues Dokument erstellen (Create a new Document) wird angezeigt.
3. Geben Sie den Autor (Author) ein. Ihr Name wird standardmässig in dieses Feld eingegeben. Sie können dies bei Bedarf ändern. Wenn das Dokument zum Beispiel aus einer anderen Quelle stammt, können Sie stattdessen den Namen des Unternehmens oder des Autors eingeben.
4. Geben Sie den Dokumententitel ein. Wenn es für die Kategorie, in der das Dokument erstellt wird, empfohlene Titel gibt, werden diese in einem Popup-Fenster angezeigt, wenn Sie in das Feld klicken.
5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Listenfeld einen Dokumententyp aus, der Ihr Dokument am besten beschreibt. Die zweistellige Abkürzung nach jeder Dokumentart in der Liste bildet das zweistellige Suffix für die Artikelnummer. Die Dropdown-Liste Dokumentart enthält die am häufigsten verwendeten Dokumentarten. Wenn keine der angezeigten Dokumentarten für Ihr Dokument geeignet ist, wählen Sie -Alle Dokumentarten anzeigen- (-Show all document types-). Dadurch werden dem Dropdown-Listenfeld weitere Dokumenttypen hinzugefügt. Anmerkung: Bei der Auswahl des Dokumententyps werden im Formular zum Erstellen eines Dokuments möglicherweise zusätzliche Metadatenfelder angezeigt, die für diesen Dokumententyp geeignet sind.
6. Fügen Sie das neue Dokument zu einer Kategorie hinzu, indem Sie aus den Listenfeldern auswählen und auf Weitere hinzufügen klicken. Das Dokument wird der Kategorie hinzugefügt und die gewählte Kategorie wird im Bereich Kategorien angezeigt.
7. Wählen Sie bei (Part Number) im Dropdown-Menü Manuel aus und fügen Sie das zum Dokument passende Prefix hinzu. Weitere Informationen zu Dokumenten-Prefixes und deren Kürzel.
8. Klicken Sie auf Dokument erstellen. Wenn Sie die Pflichtfelder nicht korrekt ausgefüllt haben, werden Sie in einem Dialogfenster darüber informiert, welche Felder Sie noch einmal ausfüllen müssen. Wenn Sie das Formular korrekt ausgefüllt haben, wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass Ihr Dokument erfolgreich erstellt wurde.